1. Kto odpowiada za dane
Entrare jest systemem prowadzonym przez Damiana Borka, prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą DAMIAN BOREK, ul. Walońska 19/35, 50-413 Wrocław, NIP 8992916774.
Kontakt w sprawach dotyczących prywatności: kontakt@entrare.pl.
W zakresie danych mieszkańców i innych użytkowników przetwarzanych w Entrare na potrzeby konkretnej wspólnoty mieszkaniowej lub innego obiektu, administratorem danych jest co do zasady właściwa wspólnota albo inny podmiot zarządzający obiektem. Damian Borek działa w takim zakresie jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie administratora i zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami.
W odniesieniu do danych przekazywanych bezpośrednio w związku z kontaktem z Entrare, prowadzeniem strony internetowej, rozliczeniami lub obsługą relacji handlowej administratorem danych może być Damian Borek.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od konfiguracji systemu i roli użytkownika mogą być przetwarzane w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika, np. imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu,
- informacje o lokalu, obiekcie oraz roli lub zakresie uprawnień użytkownika,
- dane dotyczące rezerwacji wspólnych przestrzeni i ich wykorzystania,
- dane dotyczące uprawnień wejścia, w tym czasowe kody QR lub PIN oraz — jeżeli funkcja jest aktywna — historia wejść i prób dostępu,
- informacje związane z powiadomieniami, w tym identyfikator urządzenia lub token push,
- techniczne dane niezbędne do działania i zabezpieczenia systemu, np. identyfikatory konta i sesji, adres IP, logi techniczne oraz dane diagnostyczne o błędach aplikacji.
Entrare nie jest przeznaczone do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO. Aplikacja nie wymaga dostępu do kamery, mikrofonu, lokalizacji, kontaktów ani zdjęć do realizacji podstawowych funkcji rezerwacji i kontroli dostępu.
Entrare nie obsługuje płatności wewnątrz aplikacji i nie wykorzystuje danych mieszkańców do reklam ani sprzedaży danych osobowych.
3. W jakim celu przetwarzamy dane
Dane mogą być przetwarzane w celu:
- utworzenia i obsługi kont użytkowników,
- obsługi rezerwacji wspólnych przestrzeni,
- nadawania i weryfikowania czasowych uprawnień wejścia,
- wysyłania powiadomień związanych z rezerwacjami i działaniem systemu,
- udostępniania uprawnionym osobom informacji potrzebnych do zarządzania obiektem,
- zapewnienia bezpieczeństwa, niezawodności, diagnostyki i wsparcia technicznego systemu.
Jeżeli administratorem danych jest wspólnota lub inny podmiot zarządzający obiektem, to ten administrator określa podstawy prawne oraz szczegółowe zasady przetwarzania danych mieszkańców. Entrare przetwarza te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia uzgodnionej usługi.
4. Dostawcy usług i dalsze podmioty przetwarzające
Do działania Entrare wykorzystywani są zewnętrzni dostawcy usług technicznych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Mogą to być w szczególności dostawcy:
- hostingu, serwerów i infrastruktury chmurowej,
- monitoringu błędów i diagnostyki aplikacji,
- kopii bezpieczeństwa i usług technicznych,
- powiadomień push i infrastruktury mobilnej, w tym usług Apple, Google i Expo,
- poczty elektronicznej i narzędzi wspierających obsługę systemu.
Dostawcy otrzymują dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji swoich usług. Jeżeli korzystanie z danego dostawcy wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono z zastosowaniem podstaw i zabezpieczeń wymaganych przez obowiązujące przepisy o ochronie danych.
5. Jak długo przechowujemy dane
Dane powierzane przez wspólnotę lub innego administratora są przetwarzane przez okres świadczenia usługi oraz przez czas niezbędny do ich zwrotu albo usunięcia po zakończeniu współpracy, zgodnie z poleceniami administratora i obowiązującymi przepisami.
Dane znajdujące się w kopiach bezpieczeństwa mogą być usuwane zgodnie ze standardowym cyklem retencji kopii. Do czasu usunięcia nie są wykorzystywane w innych celach niż zapewnienie ciągłości i bezpieczeństwa systemu.
Dane techniczne i diagnostyczne są przechowywane tylko przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy błędów i prawidłowego działania usługi, zgodnie z konfiguracją wykorzystywanych narzędzi.
6. Prawa użytkowników i usuwanie danych
Osobom, których dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu — zależnie od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.
W przypadku danych mieszkańców i innych użytkowników przetwarzanych na zlecenie wspólnoty, wnioski dotyczące danych należy kierować przede wszystkim do właściwej wspólnoty lub administratora obiektu. Uprawniony administrator może zarządzać kontami użytkowników, w tym je dezaktywować lub usuwać zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym obiekcie.
W sprawach dotyczących danych, dla których administratorem jest Damian Borek, można skontaktować się pod adresem kontakt@entrare.pl. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Bezpieczeństwo
Entrare stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, obejmujące m.in. kontrolę dostępu do systemu, szyfrowane połączenia sieciowe, bezpieczne przechowywanie danych uwierzytelniających oraz ograniczanie dostępu administracyjnego do osób, które go potrzebują.
Kody QR i PIN służące do wejścia są uprawnieniami czasowymi związanymi z konkretną rezerwacją i nie powinny być udostępniane osobom nieuprawnionym.
8. Strona internetowa i kontakt
W przypadku kontaktu przez formularz lub pocztę elektroniczną przetwarzamy dane podane w wiadomości w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Strona Entrare nie wykorzystuje danych użytkowników aplikacji do profilowania reklamowego ani newslettera bez odrębnej podstawy.
Strona może korzystać z zewnętrznych zasobów technicznych, takich jak czcionki internetowe. Samo ich pobranie może powodować przekazanie dostawcy podstawowych danych technicznych połączenia, takich jak adres IP i informacje o przeglądarce.
9. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian funkcjonalności Entrare, wykorzystywanych dostawców, sposobu świadczenia usługi lub obowiązujących przepisów. Aktualna wersja jest publikowana na stronie Entrare.